FAQ
Mon véhicule
Quand dois-je mettre à jour les informations concernant mon véhicule ?
Les dates d’échéance de votre assurance et du dernier contrôle technique
doivent impérativement être mises à jour en temps réél par vos soins.
Vous devez également joindre les nouveaux justificatifs.
Si vous avez changé de véhicule vous devez faire un nouvel enregistrement en utilisant le bouton « ajouter ».
Problème de connexion
Avez-vous pensé à changer votre mot de passe ?
Votre mot de passe, identique pour accéder à votre boîte mail et à GFD, expire au bout de 3 mois.
C’est pourquoi il faut le changer avant cette échéance, depuis un ordinateur via votre messagerie (et non depuis votre téléphone portable).
Un message vous signale qu’il va prochainement expirer et qu’il faut le changer.
Avez-vous bien saisi votre mot de passe ?
Souvent pour sécuriser votre mot de passe vous utilisez des majuscules, des minuscules et des chiffres.
Vérifier, par exemple, que la touche majuscule est activée ou que le pavé numérique n’est pas verrouillé.
Avez-vous bien saisi votre identifiant ?
Votre identifiant sera toujours : la première lettre de votre prénom suivi de votre nom de famille, tout attaché et en MAJUSCULES.
Attention votre identifiant ne correspond pas à votre adresse mail !
Saisie des trajets
Je ne parviens pas à saisir un trajet de ville à ville et le message suivant apparaît "la distance ...n'est pas présente dans le distancier. Veuillez contacter le gestionnaire"
Certaines distances ne figurent pas dans le logiciel. Elle doivent être créées par le service du SGAF.
Je ne trouve pas une ville ?
Dans le logiciel la ville peut être enregistrée de différentes façons :
Par exemple : Saint… ou St …
N’hésitez pas à essayer plusieurs orthographes.
Je ne trouve pas l'intramuros correspondant au nombre de km parcouru
Dans ce cas il faut choisir un « intramuros » avec un autre chiffre, le sélectionner puis remplacer par le chiffre souhaité correspondant au nombre de kilomètres « aller » parcouru.
Que faire si le message suivant s'affiche : "ce frais se chevauche avec d'autres frais"
Ne tenez pas compte de ce message. Cliquer sur Ok et continuer
Comment déclarer des frais kilométriques au sein d'une même commune ou ville ?
Ce type de trajet s’apelle un trajet intramuros
(« dans les murs »).
Il faut écrire « intramuros-0 » comme lieu de départ et en lieu d’arrivée « intramuros-suivi du nombre de km effectué », et cela quel que soit la ville dans lequel s’effectue le trajet.
Exemple : Lieu de départ : intramuros-0
Lieu d’arrivée : intramuros-2.
Dans cet exemple j’ai parcouru, au sein de ma ville,
2 km aller.
Pour le retour il faudra indiquer :
Exemple : Lieu de départ : intramuros-2
Lieu d’arrivée : intramuros-0
Créer et utiliser un trajet modèle
Je ne trouve pas le bouton "définir un trajet modèle"
C’est en cliquant sur le contenu de l’objet que vous avez rédigé (Par exemple trajet école semaine pour « l’enfant 1 »), que le bouton définir un trajet modèle apparaît en bas à droite, sous les trajets saisis.
Que dois-je inscrire dans les zones "code" et "libellé" ?
Car vous devez l’indiquer impérativement pour nommer votre trajet modèle
Ces zones permettent de donner un nom au trajet modèle et ainsi le reconnaître facilement lorsque vous voudrez le réutiliser.
Dans la zone « code » : indiquer d’abord votre numéro de matricule et en abrégé l’objet du trajet
Attention :
vous ne disposez que de 15 caractères
Exemple : 9999ZSEMLOISIR
(abrégé de semaine loisirs)
Dans la zone « libellé » vous avez la place de mettre davantage de texte
Exemple : 9999Zsemaine loisirs Laura
Où trouver mon numéro de matricule ?
Il figure sur votre bulletin de salaire en haut à droite, au dessus de votre adresse postale.
Combien de trajets modèles est-il possible de créer ?
Il n’y a pas de limite. Vous pouvez en créer autant que nécesssaire.
Comment supprimer un trajet modèle ?
La suppression d’un trajet modèle ne peut être faite que par le service du SGAF.
Comment faire pour utiliser un trajet modèle ?
Cliquer sur « mes frais en cours », « ajouter » puis sur « selectionner un trajet modèle ». Commencer à taper votre numéro de matricule : les différents trajets modèles enregistrés par vos soins apparaissent. Cliquer pour sélectionner celui que vous voulez utiliser. Puis indiquer dans la fenêtre « date de départ » la date du premier jour du début de la période souhaitée (1 er lundi du mois par exemple s’il s’agit d’un trajet modèle mensuel ou la date du lundi s’il s’agit d’un trajet modèle à la semaine) puis valider.
OMP – OMI
Quelle est la différence entre OMP et OMI ?
Un Ordre de Mission Permanent (OMP) est une autorisation donnée par l’employeur pour faire des déplacements DANS le département de l’Eure et dans les autres départements où vous réalisez régulièrement des déplacements
(par exemple : D27+D14+D28)
Un Ordre de Mission Individuel (OMI) : est une autorisation donnée par l’employeur pour effectuer des déplacements HORS département de l’Eure et autre(s) département(s) où vous réalisez ponctuellement des déplacements.
Qui va créer mon OMP pour les années à venir ?
Votre OMP, valable pour l’année en cours, est créée par nos services, en début d’année, sur la base des informations que vous nous donnez.
Attention :
Au 1 er Janvier 2021 vous devrez sélectionner « OMP 01/01/2021 » et non plus « OMP 01/01/2020 » qui apparaîtra toujours dans la liste déroulante.
Mon OMP ne correspond pas ou plus à mes lieux de déplacement récurrents
Envoyez un mail à
portail-assfam@eure.fr
Merci d’indiquer dans l’objet de votre message :
OMP à modifier
Comment créer et utiliser un OMI pour déclarer des frais ?
Avant d’effectuer un déplacement en dehors de la zone définie dans votre OMP, vous devez créer votre OMI et l’envoyer en validation.
Pour créer un OMI cliquer sur « mes missions », « ajouter un OMI » et renseigner les informations demandées.
A votre retour de déplacement, déclarez alors vos frais en sélectionnant l’OMI correspondant.
Si vous n’avez pas pu créer l’OMI avant votre départ, il faudra régulariser dès que possible pour pouvoir, par la suite, déclarer vos frais.
Attention :
L’OMI doit être validé par les gestionnaires pour pouvoir déclarer le frais
VISAS, STATUT ET REFUS
Qu'est ce qu'un visa ?
Lors d’une demande de remboursement de frais plusieurs points de vérification sont effectués : le montant des frais kilométriques, le montant du frais annexe, la présence de la pièce justificative… etc. A chaque point de vérification correspond un visa c’est à dire une validation.
Qu'est ce qu'un statut ?
Il s’agit de l’état d’avancée de la validation des différents
points de contrôle.
Statut initial : vous avez la main sur le frais pour le modifier
Statut Visa 1 : en cliquant sur « soumettre »,
vous avez validé votre déclaration de frais
Si le visa 2 n’a pas encore été posé, vous pouvez encore, seulement à cette étape, modifier le frais à l’aide du bouton « modifier ».
Une fois le visa 2 posé par les gestionnaires, le bouton n’apparaitra plus.
Statut visa 2 : contrôle des pièces justificatives en cours
Statut visa 3 : contrôle du « service fait » en cours
Statut Visa 4 : accord pour la liquidation du remboursement
qui va donc être versé sur la paie
Comment faire si un frais est refusé ?
Vous devez vous connecter à GFD, cliquer sur le frais correspondant et faire les corrections demandées (ajouter la pièce justificative par exemple)
RÈGLES DE SAISIE
Qu'est-ce qu'une règle de saisie ?
Il y a 4 règles de saisie à respecter.
Pourquoi sont-elles importantes ?
> Pour les agents du SGAF : cela permet une validation plus rapide des frais car ils disposent de toutes les informations utiles
> Pour vous, utilisateurs : cela permet de retrouver et identifier plus facilement vos frais
Quelles sont les 4 règles de saisie dans GFD ?
JJ/MM/AAAA
Exemple : 12/10/2020
2/ Objet d’un déplacement :
Type de trajet / fréquence (journalier hebdomadaire ou mensuel) / prénom et nom du(des) enfant(s)
Exemple : Trajet école semaine enfant 1 et enfant 2
3/ Nom du trajet modèle :
Code :
Le code du trajet doit impérativement être précédé de votre numéro de matricule.
Exemple de code : 9999Z SEMLOISIR
(code = 15 caractères maximum)
Libellé :
Exemple : 9999Z semaine LOISIR enf 1
4/ Motif de l’OMI :
OMI-JJ/MM/AAAA objet du déplacement prénom nom de l’enfant
Exemple : OMI-12/12/2019 rendez-vous médical enfant 1